Processus de plaintes relatives à la vie privée

Date d'entrée en vigueur : [DATE DE PUBLICATION — à fixer à la validation ROBIC] Dernière mise à jour : [DATE DE PUBLICATION] Statut : VERSION FINALE soumise à la validation juridique (ROBIC). Retirer cette ligne et inscrire les deux dates au moment de la publication.

Wize Athletics Inc. (« Wize Athletics », « nous », « notre » ou « nos ») prend au sérieux la protection de vos renseignements personnels. Le présent document décrit comment soulever une préoccupation, déposer une plainte formelle ou vous adresser à un organisme de réglementation si vous croyez que nous n'avons pas traité vos renseignements personnels conformément à la Politique de confidentialité, à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (telle que modifiée par la Loi 25, la « Loi québécoise »), à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada (« LPRPDE ») ou à toute autre loi applicable.

Ce processus est publié conformément à l'article 3.2 de la Loi québécoise et au principe de transparence de la LPRPDE.

1. Qui traite votre plainte

Wize Athletics a désigné un responsable de la protection des renseignements personnels chargé d'assurer notre conformité aux lois applicables et de répondre aux plaintes relatives à la vie privée :

Nom : Alexandre Paré
Titre : Responsable de la protection des renseignements personnels, Wize Athletics Inc.
Courriel : privacy@wizeathletics.ca
Adresse postale : Responsable de la protection des renseignements personnels, Wize Athletics Inc., 176, rue Pierre-Couture, Saint-Augustin-de-Desmaures (Québec) G3A 0A4, Canada

Le responsable est le point de contact unique pour les questions de vie privée. Si votre préoccupation vise une personne de notre équipe, le responsable traitera le dossier de façon indépendante de cette personne.

2. Qui peut déposer une plainte

Vous pouvez déposer une plainte auprès de nous si :

vous êtes une personne dont les renseignements personnels ont été (ou vous avez des motifs raisonnables de croire qu'ils ont été) recueillis, utilisés, communiqués, conservés ou détruits par Wize Athletics d'une manière non conforme à notre Politique de confidentialité ou à la loi;
vous êtes un parent, un tuteur ou un autre représentant légal agissant au nom d'une telle personne (par exemple, au nom d'un mineur de moins de 14 ans au Québec);
vous êtes le mandataire dûment autorisé d'une telle personne.

Si vous êtes membre d'une organisation abonnée au Service (club sportif, école, fédération, équipe ou autre — une « Organisation ») et que votre préoccupation vise des renseignements personnels dont l'Organisation est responsable, vous devriez normalement soulever la question auprès de cette Organisation également. Wize Athletics collaborera avec l'Organisation pour répondre à votre préoccupation, mais l'Organisation demeure la première décideuse pour ses propres données.

3. Objets possibles d'une plainte

Vous pouvez déposer une plainte sur tout aspect de notre traitement des renseignements personnels, notamment :

si nous avons recueilli à votre sujet des renseignements que nous n'aurions pas dû recueillir;
si nous avons utilisé ou communiqué des renseignements à une fin non permise, ou sans le consentement requis;
si nous avons partagé des renseignements avec un tiers (y compris un de nos sous-traitants) d'une manière non conforme à la Politique de confidentialité;
si nous avons communiqué des renseignements à l'extérieur du Québec sans les protections requises;
si nous avons conservé des renseignements plus longtemps que permis, ou détruit des renseignements que nous aurions dû conserver;
si nous avons répondu de façon inadéquate à une demande d'accès, de rectification, de suppression, de portabilité ou de désindexation;
si notre posture de sécurité est inadéquate au regard de la sensibilité des renseignements que nous détenons à votre sujet;
si une décision automatisée vous a affecté et que vous souhaitez qu'elle soit révisée (voir la Politique de confidentialité, article 10);
si nous vous avons avisé de façon inadéquate d'un incident de confidentialité (fuite de données).

4. Comment déposer une plainte

Vous pouvez déposer une plainte par l'un ou l'autre des moyens suivants. Utilisez celui qui vous convient le mieux.

4.1 Par courriel (à privilégier)

Envoyez un courriel à privacy@wizeathletics.ca avec l'objet « Plainte vie privée ». Cet objet nous aide à acheminer correctement votre plainte et à démarrer le décompte du délai de réponse.

4.2 Par la poste

Envoyez une lettre à :

Responsable de la protection des renseignements personnels Wize Athletics Inc. 176, rue Pierre-Couture Saint-Augustin-de-Desmaures (Québec) G3A 0A4 Canada

4.3 Par l'entremise de votre Organisation

Si vous êtes membre d'une Organisation, vous pouvez déposer la plainte auprès du contact vie privée de cette Organisation, qui nous la transmettra. Nous vous répondrons directement, sauf si vous demandez que nous communiquions uniquement par l'entremise de l'Organisation.

4.4 Accessibilité

Si vous avez besoin d'un autre moyen de déposer votre plainte en raison d'un handicap ou d'un autre besoin d'accessibilité, communiquez avec le responsable à privacy@wizeathletics.ca et nous prendrons des mesures raisonnables (par exemple, un formulaire PDF accessible, un appel téléphonique avec transcription écrite ou une rencontre avec une personne de soutien de votre choix).

5. Contenu de votre plainte

Pour nous aider à enquêter rapidement et complètement, veuillez inclure — dans la mesure où vous le pouvez et où vous êtes à l'aise de le faire :

votre nom complet et un moyen de vous répondre (courriel ou adresse postale);
si vous déposez la plainte en votre nom ou au nom d'une autre personne (et, le cas échéant, votre autorité pour le faire);
le nom de l'Organisation par laquelle vous utilisez le Service (le cas échéant);
une description des faits, dans vos mots, avec les dates et heures si vous les connaissez;
les renseignements personnels visés, dans la mesure où vous pouvez les identifier;
les passages de la Politique de confidentialité ou de la loi qui, selon vous, n'ont pas été respectés, si vous les connaissez;
des copies de courriels, captures d'écran ou documents à l'appui de votre plainte;
le résultat recherché (par exemple : une rectification, une suppression, la confirmation qu'une pratique a cessé, une explication, des excuses ou une compensation).

Vous n'êtes pas tenu d'utiliser un formulaire particulier ni de connaître les bons termes juridiques. Nous vous aiderons à formuler la question au besoin.

6. Confidentialité

Nous traitons l'existence et le contenu de chaque plainte de façon confidentielle. Les renseignements sur la plainte ne sont partagés à l'interne qu'avec les personnes qui en ont besoin pour enquêter et répondre, et à l'externe qu'avec les sous-traitants, fournisseurs ou tiers dans la mesure limitée nécessaire à l'enquête ou à la correction, et lorsque la loi l'exige. Nous n'exerçons aucunes représailles contre une personne qui dépose une plainte de bonne foi.

Si votre plainte nous oblige à nous coordonner avec l'Organisation responsable de vos données, nous vous en informerons au préalable.

7. Traitement de votre plainte

Le responsable traite chaque plainte selon les étapes suivantes :

7.1 Accusé de réception

Nous accuserons réception de votre plainte dans les cinq (5) jours ouvrables. L'accusé de réception indiquera qui traite le dossier, notre numéro de référence et l'échéancier prévu de notre réponse.

7.2 Vérification de l'identité

Pour la plupart des plaintes, nous devons confirmer que vous êtes la personne dont les renseignements personnels sont en cause (ou que vous êtes autorisé à agir en son nom), en particulier si la plainte vise l'accès, la rectification ou la suppression. Nous ne demanderons que le minimum de renseignements nécessaires à cette vérification.

7.3 Enquête

Le responsable (ou l'enquêteur qu'il désigne) rassemblera les faits pertinents. Cela peut comprendre :

l'examen de nos dossiers internes, y compris les journaux d'audit, les registres d'accès et l'historique de configuration;
des entrevues avec les membres pertinents de notre équipe;
la consultation de l'Organisation responsable des données, le cas échéant;
la consultation du sous-traitant qui a traité les données, le cas échéant;
l'obtention d'avis externes (juridiques, de sécurité ou techniques), sous le sceau de la confidentialité.

Nous vous tiendrons raisonnablement informé de l'avancement de l'enquête et vous aviserons si nous prévoyons avoir besoin de plus de temps que l'échéancier initialement communiqué.

7.4 Décision et réponse

Nous vous répondrons par écrit en présentant nos constats et les mesures que nous proposons. En vertu de l'article 33 de la Loi québécoise, nous répondrons à une demande relative à l'accès, à la rectification ou à l'exercice d'un autre droit prévu par la Loi dans les trente (30) jours de sa réception, sauf prolongation légitime dont nous vous aurons avisé. Nous visons à répondre à toutes les autres plaintes dans la même fenêtre de trente (30) jours lorsque la complexité du dossier le permet.

Les issues possibles comprennent notamment :

la confirmation que les renseignements personnels ont été rectifiés, supprimés ou désindexés, ou que la pratique visée a cessé;
une explication écrite des raisons pour lesquelles nous estimons notre pratique conforme à la Politique de confidentialité et à la loi;
une modification de nos pratiques internes, politiques, contrats ou configurations pour éviter que le problème se reproduise;
la notification d'autres personnes touchées, de l'Organisation ou d'un organisme de réglementation, si l'enquête révèle un incident de confidentialité déclenchant une obligation de notification;
le renvoi à un tiers (par exemple un sous-traitant) si le problème relève de lui, avec notre implication continue jusqu'à sa résolution.

Si nous refusons votre demande en tout ou en partie, nous vous en donnerons les motifs et vous indiquerons comment escalader (voir l'article 9).

7.5 Fermeture du dossier

Une fois notre réponse donnée et les mesures promises réalisées, nous fermerons le dossier. Vous pouvez demander sa réouverture si vous obtenez de nouveaux renseignements.

8. Tenue de registres

Le responsable tient un registre de toutes les plaintes reçues, des étapes d'enquête, des issues et des changements de processus qui en ont découlé. Les dossiers sont conservés au moins cinq (5) ans à compter de leur fermeture, afin de satisfaire à nos obligations de responsabilité et de soutenir l'amélioration continue de notre programme de protection des renseignements personnels.

Nous examinons périodiquement (au moins une fois par année) l'historique des plaintes afin de repérer les problèmes systémiques et d'améliorer nos pratiques, notre Politique de confidentialité, nos contrôles de sécurité et notre programme de formation.

9. Recours auprès d'un organisme de réglementation

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, ou si vous préférez simplement vous adresser à un organisme de réglementation plutôt qu'à nous, vous avez le droit de porter plainte auprès de l'organisme compétent.

9.1 Commission d'accès à l'information du Québec (« CAI »)

La CAI est l'organisme québécois chargé de l'application de la Loi québécoise. Vous pouvez la joindre :

Site Web : https://www.cai.gouv.qc.ca/ (voir la section « Porter plainte » pour la procédure)
Téléphone : 1 888 528-7741 (sans frais) · 418 528-7741 (Québec) · 514 873-4196 (Montréal)
Adresse postale (bureau de Québec) : Commission d'accès à l'information du Québec, 525, boulevard René-Lévesque Est, bureau 2.36, Québec (Québec) G1R 5S9
Adresse postale (bureau de Montréal) : Commission d'accès à l'information du Québec, 2045, rue Stanley, bureau 900, Montréal (Québec) H3A 2V4

Vous n'êtes pas tenu de déposer d'abord votre plainte auprès de nous avant de vous adresser à la CAI, bien que celle-ci vous demande souvent si vous l'avez fait.

9.2 Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (« CPVP »)

Le CPVP est l'organisme fédéral chargé de l'application de la LPRPDE. Vous pouvez le joindre :

Site Web : https://www.priv.gc.ca/ (voir « Signaler un problème »)
Téléphone : 1-800-282-1376 (sans frais, Canada)
Adresse postale : Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, 30, rue Victoria, Gatineau (Québec) K1A 1H3

9.3 Autres organismes

Si vous résidez à l'extérieur du Québec ou du Canada, un autre organisme peut être compétent. Nous vous aiderons à l'identifier sur demande.

10. Absence d'effet sur vos autres droits

Le dépôt d'une plainte auprès de nous ou d'un organisme de réglementation n'affecte aucun autre droit que la loi vous confère, y compris le droit d'intenter une action civile ou de demander réparation devant les tribunaux.

11. Modifications du présent processus

Nous pouvons mettre à jour le présent processus de temps à autre. La date de « Dernière mise à jour » en tête du document reflétera toujours la modification la plus récente. Les changements importants seront communiqués en même temps que les changements à la Politique de confidentialité.

12. Nous joindre

Pour déposer une plainte ou poser une question sur ce processus :

Alexandre Paré Responsable de la protection des renseignements personnels, Wize Athletics Inc. Courriel : privacy@wizeathletics.ca Par la poste : Responsable de la protection des renseignements personnels, Wize Athletics Inc., 176, rue Pierre-Couture, Saint-Augustin-de-Desmaures (Québec) G3A 0A4, Canada

Le présent processus est publié en français et en anglais.